Tunned ennast sellel pildil ühes või teises rollis ära? Tiimiliikmete töökoormusesse ja selle hindamisse suhtutakse organisatsioonides väga erinevalt. Mõni juht teab väga hästi, mida tema meeskonnas töötavad inimesed teevad ning millised on nende tööjaotus. Samas on hulgaliselt neid juhte, kellel ülevaade oma tiimi liikmete töökoormusest laias laastus puudub. Sellist tüüpi juhtimine viibki tihti olukordadeni, kus tuleb aega kas õhtust või nädalavahetusest juurde näpata. Kui näppamisest saab juba pika-ajaline kinnistunud harjumus, siis lõpeb see halvemal juhul inimeste töölt lahkumisega. Usu mind, esmalt lahkuvad üldjuhul need talendid, kes kõige kiiremini uue töö leiavad ehk siis parimad 🙂
Mida siis ennetustööna teha? Üldjuhul eeldavad meeskonnaliikmed, et nende juht teeb enne tööülesande edastamist esimese valideerimise iseseisvalt ära. Hindab antud ülesande vajalikkust, prioriteete ning selle saaja koormust. Aga kui paljud juhid sellist valideerimist ikkagi päriselt teevad? Tihtipeale jääb koormuse juhtimine või mõnele tööüleasandele “EI” ütlemine ikkagi selle vastuvõtja kanda. Kuidas siis teha nii, et kõik vajalik tehtud saaks, aga tiimiliikmed pideva ülekoormuse all ei murduks? Kas AI saab siin meile appi tulla?
Kristiina Tuisk ja Jarmo Tuisk Productory-st panid minuga “seljad kokku” ja pakume välja kolm lihtsat lahendust:
Tööaja mõõtmine
Kõigepealt võiks mõelda üldisemas plaanis – kui paljud juhid ja töötajad tegelikult oma tööd ja sellele kuluvat aega mõõdavad. Mõõtmine annab reaalse aluse öelda, et mul ei ole aega või need ja need tööülesanded ei mahu mu päeva, nädala või kuu plaanidesse. Et esmalt saada ise ülevaade oma produktiivsusest või kuhu-kaob-aeg küsimuste ringist, tasuks appi võtta mõned head AI-assistendiga tööriistad:
- Monday (https://community.monday.com/t/introducing-monday-ai-assistant/56341)
- Sisuliselt on tegemist projektijuhtimise tööriistaga, mis hiljuti tutvustas oma AI-assistendi funktsiooni. See aitab kasutajatel efektiivsemalt ülesandeid hallata ja andmeid analüüsida. Kõige suuremat abi pakub Monday rutiinsete ülesannete tuvastamiseks ning nende optimeerimiseks.
- Toggle (https://toggl.com/) (AI-le sarnaselt on automatiseerimise funktsioon)
- Äärmiselt kasutajasõbralik aja jälgimise tööriist, mis aitab sul mõõta, kui palju aega kulutad erinevatele ülesannetele. See pakub lihtsat liidest oma tööde mõõtmiseks ning võimaldab genereerida detailseid aruandeid ajakasutuse kohta. Kuna AI-funktsioon otseselt puudub, siis trendide analüüs tuleb iseendal teha. Ilmselt pole aga kaugel aeg, kus ka Toggle oma AI režiimi sisse lülitab.
- Timely (https://timelyapp.com/)
- Veel üks ajajälgimise tööriist. Siinkohal ehk rohkem automaatne, sest registreerib iseseisvalt kõik tegevused, mida teed oma digitaalsetes seadmetes. Platvorm võimaldab mugavalt jälgida projektide kulgu ja ajakasutust ning pakub erinevaid tööaja planeerimise funktsioone.
- RescueTime (https://www.rescuetime.com/)
- Selle funktsioonid aitavad jälgida sinu produktiivsust, analüüsides,, kui palju aega veedad erinevatel veebilehtedel ja rakendustes. Seega saad sa hea ülevaate oma digitaalsest käitumisest ning selle pinnalt teha häid otsuseid oma töö kavandamiseks..
- Clockify (https://clockify.me/)
- See on tasuta aja jälgimise tööriist, mis võimaldab kasutajatel mõõta tööaega projektide ja ülesannete lõikes. See pakub paindlikku mõõtmist, aruandlust ja meeskonna ajakasutuse analüüsi võimalusi.
Nii. Esimesed mõõtmised on nüüd ilmselt tehtud. Ehk avastasid enda jaoks, kus on võimalik aega kokkuhoidlikumalt kasutada või millistele tegevustele tuleb aega planeerides enam ressurssi prognoosida. Siit edasi on juba lihtne. Saad kriitiliselt paika loksutada, millised tööd on esmajärjekorras olulised lõpule viia ning milliseid on aega menetleda või ajatada. Kas ei tundu mitte mõistlik tegevus? Selline kriitilise-olulise tegevuse kaardistamine on hea viis nii spetsialistidel-juhtidel kui ka meeskonnal olla ühel lehel ning mõistuspäraselt oma tööd nautida, ilma töökoormuse all ägisemata 🙂
Piiride seadmine
Mida aga ikkagi teha olukorras kui ülesanded kipuvad ka vaatamata mõõtmistele või muudele kokkulepetele kuhjuma? Nüüd tuleb ilmselt hetk, kus iseendale sügavalt silma vaadata. Kassa oled üks neist kohusetundlikest,, kellel on äärmiselt raske kõiksugu võimalikele ülesannetele äraütlevalt vastata. Viisaka ja vajaliku “EI”-vastuse andmisel võib sind aidata hea koostöö kasvõi ChatGPT, Microsoft Copiloti või mõne muu chatiäpiga. Näiteks võiks olla abiks alljärgnev prompt:
“Palun kehastu pikaajalise kogemusega valdkonnajuhiks ja aita mul sõnastada viisakas, aga eitav vastus minu juhi alljärgnevale kirjale:
[…….]
Kirjuta mulle 3 erinevat versiooni e-kirjast:
1) Viisakas, aga pehme tooniga eitav vastus,
2) Viisakas, kuid konkreetses toonis eitav vastus;
3) Viisakas, kuid ülimalt kindlas toonis eitav vastus.
Palu esitada vastused tabelina – nii on sul palju lihtsam vastuseid omavahel võrrelda ja enda jaoks sobilikum välja valida või kokku kombineerida..
Muide, kui sul on tasuline ChatGPT, siis võid alati endale sobiliku “Eitavate vastuskirjade” GPT ehitada. See tähendab, et saad endale juba vajaliku tonaalsusega vastuskirja “retsepti” valmis disainida ning ei pea prompti iga kord uuesti sisestama.
Ajaplaneerimise tõhustamine
Lisaks võiks kaaluda sellise plugina nagu Reclaim AI (https://app.reclaim.ai/) kasutamist. Tegemist on tööriistaga, mis aitab sul kalendrit paremini hallata ning otsib vajalikeks tööülesanneteks nö “vabu” ajavahemikke. Paindliku kuupäevaga tööülesannet võib tööriist ka nihutada. Samas, kindla tähtajaga ülesanded jätab paika. Tegemist on tööriistaga, mille saad ülilihtsalt ühendada Google kalendri külge või kui väikest seadistamist ei pelga, siis ka iCali ja Outlookiga. Reclaim aitab sul paremini oma aega ja tööülesandeid planeerida ka tihedamal ajaperioodil sulle “vabu vahemikke” leida. Lisaks on võimalik mugavalt juhile täpset tagasisidet anda, et millal sul ühe või teise tööülesande jaoks aega leidub.
Kokkuvõtteks
Turul on juba väga palju erinevaid AI tööriistu, mis aitavad kas tööülesannetele kuluvat aega paremini mõõta või siis aega paremini planeerida. Tegime nende hulgast väljanoppe ja tõime sinuni mõned kasutajasõbralikumad, et aidata sul oma ajakasutusest selge ülevaade saada.
Lisaks aitavad need tööriistad paremini tuvastada perioode, mil produktiivsus langeb või jääb kahe suurema projekti või tegemise vahele väike “ajaauk”. Sellise teadmise valguses on võimalik leida ruumi lühikestele ja kiiretele töösutsakatele, mis võivad muidu tempokas päevas kaotsi minna.
Kuidas tundub? Kas oled valmis testima, millised tööriistad aitavad sul teha teadlikumalt otsuseid, et paremini oma tööpäeva struktureerida? Kui jah, siis meie soovitus on, et alusta ühest ning kui see oodatud tulemusi ei anna, siis katseta järgmist. Otsusta pikema aja jooksul, et millise tööriistaga mugavalt sõbraks saad.
Samas hoia aga meeles, et vahel võib oma tööharjumuste muutmiseks piisata ka täiesti AI-vabadest lahendustest. Näiteks tuleb tööalane suhtlus lihtsalt tööaja sisse jätta 🙂
Jarmo ja Kristiina veebist SIIN saad hankida rohkem teavet ka teistest AI-tööriistadest ning AI-rakendamisest oma ettevõttes.
