Rahulolu-uuring on väga hea tööriist, mis võimaldab organisatsioonidel paremini mõista oma töötajate vajadusi ja ootuseid. Uuringu järel on oluline tulemuste põhjal tegutseda. Muudatusi aitavad minu hinnangul tõhusalt ellu kutsuda töötoad oma inimestega.
Töötubades saavad töötajad aktiivselt osaleda, jagada oma mõtteid ja pakkuda välja lahendusi. Töötajate kaasamise kaudu suurendad sa nende vastutuse võtmist, kaasamõtlemist ning lood tiimis mõnusa meeleolu.
Kuulen tihti, et peale töötajate rahulolu kaardistamist jäävad tulemused lihtsalt numbriteks raportites. Huvitav, kas tolmu koguvate tulemuste taga on teadmatus, oskamatus või viitsimatus. Vahet ei ole. Ma teen otsa lahti ja aitan sul lahti mõelda, kuidas planeerida ja läbi viia töötubasid, mis toetavad organisatsiooni arengut ja parandavad tööõhkkonda.
Töötubade planeerimine ja ettevalmistamine
Alusta selgete eesmärkide seadmisest. Mõtle läbi, mida soovid saavutada, kas eesmärgiks on konkreetsete probleemide lahendamine, uute ideede genereerimine või hoopis läbi meeskonna koostöö parandamine? Pane järgnevalt paika kommunikatsiooniplaan, et jagada vajalikku infot osalejatega. Selgita kindlasti osalemise eesmärki, anna selged juhised töötoas osalemiseks ja kirjelda kohtumise sisu. Aktiivse osalemise tagamiseks mõtle läbi järgnev:
- Kes osalevad? Kui suured on töötoas grupid, millised on nende vajadused ja ootused? Üldiselt on grupid 5-10 inimest, sõltuvalt eesmärgist võid kaasata inimesi erinevatest osakondadest ja tasemetest, et saada võimalikult laiaulatuslikku tagasisidet ja ideid. Tee nimekiri.
- Milline on ajakava ja logistika? Keskmiselt kulub ühele töötoale 1,5-2 tundi. Veendu, Vali sobiv koht, mis on töötajatele mugav ning kus on piisavalt ruumi ja vajaminev tehnika.
- Töötoa sisu. Mõtle läbi konkreetsed harjutused, mida plaanite teha. Jäta ruumi soojenduseks ja väljajuhatuseks. Vii läbi nii arutelu kui ka mängulise sisuga ülesandeid. Koosta kõik vajalikud materjalid, slaidid, töölehed ja muud abivahendid. Kui teed kellegagi koos, jaga ära ka vastutus.
Mismoodi töötajaid osalema saada?
Räägi inimestega. Selgita, kuidas nende osalus aitab oluliselt muuta asju enda ümber paremaks. Kui töötajad tunnevad, et neil on võimalus panustada ja mõjutada otsuseid, tõuseb nende tegutsemisvalmidus. Juhul, kui organisatsioonikultuuris pole avameelsed arutelud varasemalt soodustatud või inimestel on hirm, kaasa väliseid partnereid töötuba läbi viima. Nii säilib neutraalsus. Seesugustes olukordades selgitan osalejatele alati, et midagi ei lähe edasi nimeliselt. Töötubade kokkuvõtted tulevad nimetud ning see, mis töötoas kellegi poolt lauda toodud, jääb anonüümselt töötoa ruumi. Teine võimalus on teha harjutusi, kus vastaja saab anonüümselt oma mõtted edastada ning teised saavad neid ideid anonüümselt hinnata.
Üldiselt aga teeb hea kommunikatsioon pool tööd ära ja inimesed on avatud kaasa tulema. Aga kui soovid, siis võid pakkuda osalejatele näiteks väikseid preemiaid või lisapuhkusepäevi. Võid kasutada anonüümset registreerimist või lasta töötajatel ise töörühmad kokku panna.
Üks soovitus inimeste kaasamise osas veel. Juhul, kui väljakutsed, mida käsitletakse on ettevõtteülesed, siis on hea praktika moodustada erinevatest osakondadest ja tasanditest koosnevaid gruppe, et koguda erinevaid vaatenurki. Hoiatuseks võin öelda, et sellistes töötubades tekivad tihti lausa vaidlused ja põhjalikud arutelud, aga lõpptulemused on ägedad – osalenud töötajad suudavad koostöös lauale tuua uuendusi, mida juhtkond saaks reaalselt muudatusena kaaluda. Selline kaasamine aitab ühelt poolt lahendada konkreetseid probleeme ettevõtte üleselt, aga süstib hea annuse innovatsiooni ja soojendab erinevate meeskondade suhteid.
Töötubade läbiviimine – kuidas seda teha tulemuslikult?
Alustage sissejuhatusega, kus tutvustate töötubade eesmärke ja päevakava. Seejärel võiks tulla soojendustegevus, mis murrab jää ja loob avatud suhtluskeskkonna. Valmista ette mingi vahva mänguline lahendus. Seejärel vii inimesed uuringutulemuste lainele. Ära koorma neid üle, aga too välja töötoa eesmärgi raames rahulolu-uuringust välja joonistunud kitsaskohad ning tugevused. Et inimesed kaasa mõtlema panna jaga nad väikestesse rühmadesse, et kõik saaksid oma end väljendada. Kasuta erinevaid interaktiivseid meetodeid:
- Grupiarutelud
- Aurünnakud
- Rollimängud
- Mängukaardid
- Sprint tehnika
- Hinnangute andmine
- Post it paberitega tagasisidestamine
Lõpeta töötuba kokkuvõtte ja tegevuskava loomisega ning vastutajate määramisega. Kogu ka osalejatelt tagasisidet töötoa kohta, et saada ülevaade, mis hästi toimis ja mida võiks järgmisel korral parandada.
Häid mõtteid võid kaasa saada ka tasuta webinarist, kus rääkisime, kuidas tulemuslikult uuringut läbi viia ning mida tulemustega hiljem peale hakata. Lae webinar alla www.empler.ee/tasuta-webinarid/
Võimalikud takistused ja nende ületamine
Üks võimalik takistus on ajakava sobitamine.
See on alati üks paras matemaatika suuremates organisatsioonides. Selle lahendamiseks olen teinekord kasutanud ka virtuaalseid töötube, mis võimaldavad suuremat osavõttu. Sel puhul tasub kasutusele võtta erinevad digivahendid, mida platvormid pakuvad töötoa materjalide salvestamiseks ja viduaalide loomiseks. Soovitan tutvuda Google-i, Miro, Gamma või ka koosoleku korraldamise platvormi tööriistadega (Zoomis ja Teamsis on häid postit või nn valge tahvli tööriistu).
Enamlevinud viga on see, et töötajad pannakse juhtidega ühte töötuppa.
Organisatsioonis, kus tagasiside jagamine ja vastuvõtmine ei ole meisterklassi tasemel, kujuneb see pigem käed-risti-rinnal istuvate inimeste grupivestluse. Ehk siis sisulisi vastuseid tuleb vähe. Mõtle hoolikalt, kuidas grupeerida oma inimesi. Siin võiks veel ära märkida, et liiga suurte gruppidega töötamine võib takistada tõhusat arutelu ja ideede vahetust. Suurtes gruppides võivad mõned osalejad jääda varju ja nende panus võib jääda kuulmata.
Lõpuks, järeltegevuste puudumine on samuti suur probleem.
Kui töötoa tulemusi ei analüüsita ja tegevuskava ei koostata, võib kogu protsess tunduda mõttetuna, mis võib tulevikus vähendada töötajate motivatsiooni osaleda. Küsi alati osalejatelt vastukaja ka oma tööle ning ära lase neil töötoast enne ära liikuda, kui igale tegevusele nende jätkutegevuste plaanis on taha märgitud ka konkreetne vastutaja töögrupist.
Kokkuvõte
Töötubade läbiviimine rahulolu-uuringute järgselt on oluline samm, mis aitab organisatsioonidel paremini mõista oma töötajate vajadusi ja leida tõhusaid lahendusi esile kerkinud probleemidele. Töötubade kaudu saavad töötajad tunda, et nende arvamus on oluline ja nende panus loeb. See suurendab töötajate üldist heaolu, hoiab neid oma tööandja juures ning tagab ka organisatsiooni üldist edu. Oluline on, et töötoad oleksid hästi planeeritud ja läbiviidud, arvestades töötajate erinevaid vajadusi ja võimalikke takistusi. Töötubade eesmärk luua parem ja toetavam töökeskkond, kus iga töötaja tunneb end väärtustatuna ja kaasatuna.
Keiu Kaitsa
HR-projektijuht
5217065
Loe minust lähemalt empler.ee/minu-lugu/
Rahulolu-uuringu teenuse ja töötubade kohta saad infot www.empler.ee/uuringud/
