AI assistent – personaliinimese nutikas töövahend

AI lahenduste rakendamine personalivaldkonnas ei tähenda tingimata mitmete uute süsteemide juurutamist ega olemasolevate tööprotsesside täielikku ümberkujundamist. Tulemuslikum on alustada tööülesannete kaardistamisest, keskendudes küsimustele: millised tegevused on korduvad, aeganõudvad või alluvad standardiseerimisele? Sageli piisab ka ühest hästi kohandatud AI assistendist, et luua tugi ilma liigse keerukuseta.

Mis on AI assistent?

AI assistent on intelligentne töövahend, mis kasutab eeskätt suuri keelemudeleid (Large Language Models, LLM), et mõista, töödelda ja luua inimkeele sarnast väljundit. Tegemist on süsteemiga, mis suudab kohaneda konkreetse kasutaja või organisatsiooni tööviiside, terminoloogia ja protsessidega.

CustomGPT (OpenAI ChatGPT tasulises versioonis) on näide sellisest AI assistendist, mille unikaalsus seisneb kohandatavuses – talle saab lisada oma teadmusbaasi ehk sisendandmeid. Nii lähtub AI assistent oma töös konkreetselt ettevõtte kontekstist, dokumentidest ja sisukasutusest. See tähendab, et CustomGPT ei paku üldistatud väljundit, vaid kasutab sisendiks sinu enda organisatsioonisisest infot, et tööülesande saaksid koostöös lahendatud täpsemalt ja organisatsioonikultuuri arvestavalt.

AI assistent nagu CustomGPT on võimeline:

• Mõistma tööülesande sisu ja tausta sinu sisendinfost lähtuvalt – värbamiskirjelduse või koolitusvajaduse põhjal pakkuma sobivaid lahendusi organisatsioonikeskselt.
• Läbi töötama suuri dokumentide kogumeid – nagu tööprotsesside kirjeldused, personalipoliitikad, arenguvestluste tulemused või puhkusepoliitika ning eraldama sealt otsuste tegemiseks vajaliku info.
• Toetama kiiremat infovahetust – vastates korduvatele küsimustele, koostades lühikokkuvõtteid või luues juhendeid, mis põhinevad olemasolevatel sisematerjalidel.
• Töötama kui isiklik assistent – aidates koostada e-kirju, ettevalmistada kohtumiste memo-sid, struktureerida tegevusplaane või juhtida sisekommunikatsiooni sisu.

 

AI assistendi loomine võib aidata töökorraldust ümber mõtestada

Digitaliseerimise puhul on tegemist võimalusega oma tööprotsessides midagi ümber kujundada. Tehisintellektil põhinevad assistendid võimaldavad personaliosakondadel suunata ressursse ümber. Näiteks vähendades korduvate tegevuste mahtu ning luues eeldused strateegiliste või inimkeskeste tegevuste elluviimiseks.

Praktiline näide:

Üks Põhjamaade telekommunikatsiooniettevõte rakendas värbamisprotsessis AI assistenti, kes analüüsis kahe tunni jooksul 500 kandidaadi CV-d. Süsteem tuvastas automaatselt kõige sobivamad kandidaadid, lähtudes eelnevalt määratletud profiilist. Nad väidavad, et tulemuseks oli 40% ajakulu vähenemine esmasel sõelumisel. Selline rakendamine nõuab ilmselt eeltööd ka kandidaatide suunal, et tagada läbipaistvus ja piisav info, kuidas isikuandmeid töödeldakse.

Olen ka ise erinevate töögruppidega proovinud värbamisprotsessi tõhustavaid CustomGPT-sid ehitada. Kasutust on see leidnud just lõppvaliku kandidaatide ühtlasel hindamise tagamiseks. Assistendid võivad toetada aga ka neid järgmisi tegevusi:

• CV-de eelanalüüs vastavalt töökuulutusele või ametijuhendile
• Intervjuuküsimuste koostamine vastavalt ametikohale ja kandidaadi elulookirjeldusele
• Kultuurilise sobivuse esmase hinnangu tegemine
• Kandidaatide profiilide kokkuvõtete kirjutamine

 

AI assistendi vastavusse viimine organisatsiooni tasutaga

Igal organisatsioonil on oma sisekultuur, väärtused, mida kantakse ning struktuur. AI assistendid, nagu CustomGPT, võimaldavad luua süsteeme, mis on treenitud just selle konkreetse organisatsiooni dokumentide ja tööprotsesside põhjal. Selline kohandatavus suurendab AI tõhusust sisemiste teenusfunktsioonide täitmisel.

Praktiline näide:

Ühes tootmisettevõttes loodi AI assistent uute töötajate sisseelamisprotsessi toetamiseks. Süsteem vastas korduma kippuvatele küsimustele 24/7 – alates töökorraldusest kuni dokumentatsiooni leidmiseni. Päris täpselt ei oska protsentides öelda kui palju vähendas see koormust personaliosakonnas, aga võib öelda, et uute töötajate sisseelemise kogemus esimestel nädalatel (kõhutunde pinnalt) tundus hea. 

Kriitilised küsimused, mida AI assitendi loomisel kaalusime:

• Millist tüüpi sisend materjale CustomGPT-le “kõhtu” panna, et ta suudaks pakkuda ajakohaseid vastuseid?
• Millist tuge vajavad uued töötajad, mille osas võiks AI olla esimene kontaktpunkt?
• Mida delegeerida AI assistendile ja mida jätta väga konkreetselt ikkagi otsesele juhile või personaliosakonnale lahendada?

 

AI assistent on toeks andmepõhisel otsustamisel

AI assistentide üks tugevus on andmete struktureeritud analüüs. Numbrite analüüsil tuleb hoida oma kriitilist meelt avatuna, kuid  sõnaliste vastuste puhul konteksti analüüsil või meelsuse analüüsil on ta väärt abiline. Personaliinimesed saavad AI assistentide abil tõlgendada töötajate rahulolu uuringute kvalitatiivseid ja kvantitatiivseid vastuseid, analüüsida tööjõu trende, kaardistada arenguprofiile või riskinäitajad.

Praktiline näide:

Olen ise kasutanud AI assistente näiteks, et hinnata töötajate üldise rahulolu korrelatsiooni ehk seost juhtimiskvaliteediga. AI assistent analüüsis anonüümset andmefaili sisendit ja korrelatsiooni maatriksit Excelist. See võimaldas tuvastada teemavaldkonnad juhtimises, mis enim mõjutasid inimeste rahulolematust oma tööandja juures.

AI assistendid suudavad vaadata sisse teemadesse nagu:

• Meeskonna võimekuse trendide kaardistamine
• Läbipõlemise riskide varajane tuvastamine
• Personaalsete areng- või karjäärialaste usoovituste pakkumine
• Kompetentside analüüs 

 

AI assistent teeb info jagamise lihtsamaks

Üks hea mõte on kasutada AI assistente kommunikatsiooni lihtsustamiseks. AI assistent saab pakkuda sulle tuge opratiivse info jagamiseks, materjalide, dokumentide ühtsemaks sõnastamiseks või arusaadavamaks kirjutamisel. AI assistendi võid ehitada ülesse vastavalt oma infokanalile. 

Praktiline näide:

AI assistent võib sulle kirjutada lihtsa sisendi peale juba eelnevalt ette antud struktuuri alusel uue töötaja tutvustamiseks artikli, töötajate rahulolu uuringu või pulsiuuringu selge ja hästi mõistetava kokkuvõtte. Oleme ise omas tiimis AI assistenti kasutanud selleks, et suuri dokumente kokku kirjutades ühtlustada ettevõtte niinimetatud “hääletooni” ehk siis kirjutamise stiili.

AI kasutusvõimalused:

• Päris tihti kasutatakse AI assistente e-kirja neutraliseerijate või lihtsustajatena
• Aga saad ka selgitada ülevaatlikult tagasisideküsitluste tulemuste analüüsi, trende või tulemusi
• Soovitan uute või olemasoleva personalivaldkonna materjali ja dokumentide kirjastiili ühtlustamist proovida
• Kui hakkad kasutama AI assistente infovoo selguse ja kättesaadavuse parendamisel, siis jääb ta asendamatuks kaaslaseks.

 

Tulevikusuund: AI assistentidest autonoomsete AI agentideni

AI assistentide roll personalijuhtimises on viimastel aastatel oluliselt laienenud – alustades korduvate ülesannete automatiseerimisest ning liikudes edasi strateegilise otsustamise toetamisele. Kuid areng ei peatu siin. Järgmine oluline samm on üleminek elavatel andmestikel töötavatele AI assistentidele ning sealt edasi iseseisvalt tegutsevate AI agentide kasutusele organisatsioonilistes protsessides.

Elavatel andmestikel töötavad AI assistendid

Eelpool käsitletud AI assistendid tuginevad suuresti staatilisele sisendile – näiteks dokumentatsioonile, eelnevalt etteantud töövoogudele ja kasutusjuhistele –, siis tegelikult on võimalik panna assistendid reaalaja andmeid kasutama. See tähendab, et assistent saab ühenduda mitme allika andmetega (ettevõtte sees kui ka veebis) ning töödelda neid andmeid jooksvalt.

Iseseisvalt tegutsevad AI agendid

Veelgi kaugemal tulevikus – ja osaliselt juba tänases katsetamise faasis – asuvad AI süsteemid võtma autonoomsete agentide rolli. Erinevalt assistendist, kes pakub soovitusi ja vajab kasutaja initsiatiivi, on agent võimeline iseseisvalt algatama tegevusi, tegutsema eesmärgipõhiselt ja omama töövoogude osas täitmise vastutust. See tähendab suuresti, et agendid ei toimi enam ainult käsu peale, vaid seovad end organisatsiooni eesmärkidega ning tegutsevad nendest lähtuvalt.

 

Kokkuvõte

Minu arust on tore, et AI eestkõneleja Ethan Molliku uurimisgrupi tulemused näitasid samuti, et spetsialistid, kes töötasid üksinda koos AI assistendiga, suutsid saavutada sama kvaliteetseid lahendusi kui kahe inimesega meeskonnad ilma AI toeta. Lisaks ilmnes, et tehisintellekti kaasamine mõjutas positiivselt ka kasutajate töökogemust. Seega võiks kõlama jääda mõte, et tehisaru rakendamine personalijuhtimises ei tähenda inimtöö asendamist, vaid selle täiendamist. AI assistendid võimaldavad personalispetsialistidel keskenduda ärilistele eesmärkidele, samuti olla oma töös laiema vaatenurgaga, loovamad või ajasäästlikumad. Ehk jätab säästetud aega siis rohkem ruumi oma inimeste kaasamisele, arendamisele, organisatsioonikultuuri kujundamisele või aega lihtsalt üheks lõõgastavaks kohvipausiks. Seega, milline oleks sinu jaoks esimene ülesanne, kus AI assistent võiks homme aega ja energiat säästa?