Kuidas tõsta rahulolu-uuringu osalemise määra?

Rahulolu-uuringute läbiviimine on oluline samm organisatsiooni arengus, kuid tulemuste kvaliteet sõltub suuresti uuringus osalejate hulgast. Kõrge osalemismäär tagab esinduslikud tulemused ja usaldusväärse ülevaate töötajate rahulolust. Kuidas aga saada inimesed päriselt vastama? Selleks tuleb rahulolu-uuringu eel luua tõhus plaan ning kaasata nii töötajaid kui ka juhte. 

Viisin läbi tasuta webinari (selle järele vaatamiseks kliki siia) ning selle käigus tekkis osalejatega palju arutelusid just kommunikatsiooni suunal. Infovahetus on alatasa kitsaskoht olnud ning seetõttu panin kirja mõned praktilised tegevused, mida oma töös kasutan, et suurendada osalemist ja tagada uuringu edukas läbiviimine ettevõtetes.

Selged rahulolu-uuringu eesmärgid ja kommunikatsioon

Töötajate ja juhtide kaasamine algab selgete eesmärkide seadmisest ja tõhusa kommunikatsiooniplaabi koostamisest-rakendamisest. Oluline on töötajatele selgitada, miks rahulolu-uuringut läbi viiakse, mida sellest oodatakse ja kuidas tulemusi pärast kasutatakse. Selleks tasub kasutada kõikvõimalike suhtluskanaleid ettevõtte sees – siseveebi, infotunde, veebikohtumisi, juhtide vestluseid inimestega – sisuliselt kõike, kus töötajad saavad küsimusi esitada ja oma hirme peegeldada. Lisaks on ka ühesuunaline kommunikatsioon läbi e-kirjade või plakatite. Ehk siis uue ja vana viisi kombineerimine. Kui töötajad mõistavad uuringu eesmärke ja kasu, on nad päriselt kaasa löömas.

Näen, et kui lisada infovoogu teavet selle kohta, millist vastamismäära sa ootad või millised muudatused on peale eelmise korra rahulolu-uuringut ka ellu rakendatud, kasvad vastamismäär tunduvalt. Võid veel välja tuua, mis eelmine kord ebaõnnestus või mida saavutasite töötajatega üheskoos. Selle infokillu võiks välja saata ettevõtte tegevjuht, et luua otsene kontakt oma inimestega ning rõhutada, et olete tööandjana valmis inimeste vastukaja neutraalselt vastu võtma. Ja palun, olge siis ka. Sest uuringutulemused on peegeldus tööle.

Juhtkonna kaasamine rahulolu-uuringusse

Juhtidele nende rolli selgitamine ja teisalt neile toe pakkumine aitab samuti. Tihtilugu ei tea juhid ka, mida ja kus või kellega nad uuringuteemadel rääkima peaks. Juhtidele võib korraldada spetsiaalseid kohtumisi, kus arutatakse nende rolli ja vastutust uuringu läbiviimisel ja selle edukuse tagamisel. Teinekord tuleb lihtsalt juhte veidi tugeda või koolitada, sest just nemad on võtmeisikud, kes seejärel päriselt oma inimesi toetavad või meeskonda tagant tõukavad.

Kui juhtidele asjad selgeks rääkida ning kaasata neid ka uuringu ettevalmistamisel, on nad suurema tõenäosusega oma inimestele heaks eeskujuks. Töötajatele mõjub juhtide suhtumine uuringuprojekti väga. See kas motiveerib või vastupidiselt, demotiveerib töötajaid uuringus osalema. 

Töötajate kaasamine rahulolu-uuringusse

Informeeritud töötaja on kaasalööv töötaja. Väga oluline on töötajatelt maha võtta hirmud seoses uuringu konfidentsiaalsusega ning äärmiselt oluline on vastata kõikidele tehnilistele või praktilistele küsimustele, mis kerkivad uuringu eel ning käigus. Küsimuste all pean silmas selgeid juhiseid. Kuna uuring algab, kaua kestab, kes osalevad, millises keskkonnas, kuidas ma keskkonda ligi pääsen, kaua on mul aega vastata, kas ma saan uuringut jätkata, kui pooleli jääb ja nii edasi- ja nii edasi.

Töötajate motiveerimiseks võib rakendada erinevaid tunnustus- ja premeerimissüsteeme. Näiteks võib osalemise eest pakkuda väikeseid kingitusi või korraldada loosimisi. On tõesti ka neid ekstreemseid näiteid, kus osalemise eest pakutakse lisapuhkepäeva või kinkekaarte. Jah, saan öelda, et tulemuseks oli sellisel juhul küll osalemise määra märgatav tõus ja positiivne tagasiside töötajatelt, kuid olgem ausad – tihti algab kõik siiski usaldusest ja organisatsiooni kultuurist anda ja vastu võtta tagasisidet.

Millist taktikat kasutada?

• Mugav uuringukeskkond
  • Tänapäeva tehnoloogilised lahendused võimaldavad lihtsustada uuringu läbiviimist ja suurendada osalemist. Kasutades digitaalset platvormi, kus töötajad saavad anonüümselt ja mugavalt vastata, võib osalemise määra märkimisväärselt kasvada. Näiteks võib kasutada tööriistu nagu SurveyMonkey või Google Forms, mis on lihtsad ja intuitiivsed. Oluline on tagada, et töötajad teavad, kuidas platvormi kasutada, ning et nende vastused on konfidentsiaalsed.
• Personaalne lähenemine
  • Individuaalsed vestlused ja peale uuringut läbi viidavad töötoad võivad samuti osalemist suurendada. Kui töötajad tunnevad, et nende arvamust tõesti soovitakse kuulda, on nad parema meelega valmis osalema. Jah, see võtab võib-olla rohkem aega, aga uskuge mind. Olles läbi viinud töötubasid ja saanud sealt häid ideid edasiminekuks, on inimesed ise rohkem valmis vastutama ning aasta hiljem uues uuringus parema meelega kaasas.
    
    Üheks võtmekohaks on ka vestlused juhtidega, kus aeg-ajalt selgitatakse uuringu olulisust ja kuulatakse ära töötajate mured või ettepanekud. See lähenemine loob kõige lihtsamas võtmes usaldust ja paneb inimesi tundma, et nende osalemisel on reaalne tähendus. Muidugi reaalne tähendus siis, kui midagi ka organisatsioonis paremuse suunas muutub.
• Võimalikud väljakutsed ja nende lahendamine
  • Igaühel meist tekib kitsaskohti. Mõtlen hetkel kommunikatsioonitõkkeid, kus töötajad ei saa piisavalt infot või ei mõista uuringu eesmärke. Sellisel juhul on oluline kasutada mitmekülgseid suhtluskanaleid ja tagada, et kõik töötajad on piisavalt informeeritud. Mõnikord sobib suhtluskanaliteks otsene juht, mõnikord staatiline infosein ning teinekord hoopis jutuajamine lõunalauas. Teine väljakutse võib olla töötajate vähene motivatsioon. Selle ületamiseks on oluline rõhutada uuringu kasu ja näidata, et kui nad kaasa tulevad, siis tõesti midagi muutub.

Kokkuvõtteks

Töötajate ja juhtide kaasamine rahulolu-uuringu eel on kriitiline, et tagada kõrge osalemise määr ja usaldusväärsed tulemused. Esiteks tuleb uuringu eesmärgid selgelt kommunikeerida ning juhtkonna aktiivne toetus ja osalemine tagada. Oluline on töötajaid motiveerida läbi infotundide, koolituste ja premeerimissüsteemide, mis tõstavad teadlikkust ja huvi osalemise vastu. Digitaalsed platvormid muudavad vastamise lihtsaks ja mugavaks, samas kui personaalsed vestlused ja mitmekülgsed suhtluskanalid aitavad jõuda iga töötajani. Edukad juhtumianalüüsid näitavad, et mitmekesine ja läbimõeldud lähenemine suurendab oluliselt osalemise määra. Väljakutsete ületamiseks on vaja paindlikkust ja kohanemisvõimet, kuid lõppkokkuvõttes loob see kõigile osapooltele väärtuslikuma ja kaasavama töökeskkonna. Rahulolu-uuring on töötajate motiveerimisel alguspunkt, kui kommunikatsioonistrateegia on paigas, on aeg hakata küsimustikku ette valmistama – siit saad kaasa üle 100 küsimuse, mida kasutada ankeedi koostamiseks. Kui tahaksid minuga arutada, mida veel uuringu tegemisel silmas pidada, siis võid lahkelt minu tasuta lugeda minu lugu lehelt ja kirjutada mulle otse.